MULTICAL
So geht Ferienverwaltung heute
Beim Wort Ferien denken die meisten von uns an wohlverdiente Ruhe und Entspannung. Wer jedoch die Urlaubswünsche seiner Kolleginnen und Kollegen bearbeiten
und managen muss, zeigt nicht selten zunehmende Stresssymptome. Denn die Verwaltung der Ferien mit Excel, Word oder gar von Hand kostet Zeit und Nerven.
Da sind verschiedene Regeln einzuhalten wie die Mindestbesetzung eines bestimmten Teams, die Sperrzeit vor Weihnachten oder die beiden Personen, die nie gleichzeitig abwesend sein dürfen usw. Die Berechnung der Ferienkontingente ist kompliziert und fehleranfällig, besonders bei Teilzeitpensen, Neuzugängen und Abgängen oder bei
geänderten Arbeitsverhältnissen. Und überhaupt: Wer hat denn noch die Übersicht darüber, wer auf Weltreise ist, wer krank, wer im Militärdienst, im Mutterschaftsurlaub, im Homeoffice usw. Und dann gibt es auch noch Streit, wer wann wie lange in die Ferien darf.
Einfache Arbeitsabläufe
All das ist viel einfacher mit einer spezialisierten Software wie MULTICAL. «Seit ich die Ferienverwaltung mit MULTICAL erledige, wissen unsere Angestellten und ich jederzeit, wer noch wie viele Ferientage in diesem Jahr beziehen kann», sagt Antoinette Bönzli, Assistentin der Geschäftsleitung in der Firma Thüring AG. Das ist auch darauf zurückzuführen, dass MULTICAL eine Online-Software ist, was nicht nur die Installation auf jedem Arbeitsplatz überflüssig macht, sondern auch dafür sorgt, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen, aktuellen Stand sind.
MULTICAL vereinfacht den ganzen Ablauf der Ferieneingabe und -bewilligung radikal. Wenn eine Person Ferien eingeben will, nennen wir sie Beatrice, sieht sie auf einen Blick, dass sie noch zwei Wochen Ferienguthaben hat. Beatrice sieht in der Übersicht, dass im September alle ihre Kolleginnen arbeiten und trägt also direkt in MULTICAL zwei Wochen in diesem Monat ein. Daraufhin werden ihre Chefin und der Personalverantwortliche automatisch benachrichtigt.
Die Vorgesetzte sieht im MULITCAL-Kalender, dass zu dieser Zeit keine wichtigen Anlässe anstehen wie Messen, Abgabetermine oder ähnliches. Sollte ihre Abteilung unterbesetzt sein, wird sie sogar automatisch von MULTICAL gewarnt. Die HR ihrerseits überprüft, ob alle Firmenregeln für den Ferienbezug eingehalten sind. Mit einem Klick der beiden sind die Ferien von Beatrice bewilligt.
Mehrwert für die Geschäftsleitung
Und wenn es sich die ferienhungrige Beatrice nun anders überlegt und schon im Sommer Erholung braucht? Wenige Handgriffe genügen, und die Änderungen sind korrekt vorgenommen. Und für all das war kein einziges E-Mail nötig, keine langwierigen Gespräche und Abklärungen, keine Berechnungen, kein Wundern in der Sitzung, wo eigentlich die Beatrice steckt und keine blanken Nerven bei den Kollegen.
MULTICAL sorgt also für unkomplizierte Abläufe, spart Zeit, beugt Engpässen vor und verhindert Fehler. Aber die Software kann noch mehr. «MULTICAL versorgt die Geschäftsleitung mit diversen statistischen Auswertungen über Krankheitstage, Absenzen und einigem mehr», sagt Günther Kleiber, Geschäftsführer bei der Thüring AG. Dank MULTICAL erkennt man frühzeitig, welche Abteilungen stärker von Unfällen oder Krankheitsfällen betroffen sind oder wo besonders viele Überstunden geleistet werden müssen. Die Geschäftsleitung kann eingreifen, bevor die Situation grössere Probleme verursacht.
Am besten funktioniert die Ferienverwaltung zusammen mit dem Teamkalender und der Zeiterfassung von MULTICAL. Die drei Online-Programme arbeiten clever zusammen und erledigen das gesamte Zeitmanagement in einer Unternehmung elegant und zeitsparend. Steigen Sie um auf MULTICAL, bevor Sie und Ihre Belegschaft wegen
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